Складывание приказного делопроизводства

Система государственного делопроизводства как единый комплекс методов и приемов работы с документами начала складываться в конце XV в. в центральных органах управления русского централизованного государства – приказах, и поэтому она получила название “приказное делопроизводство”.

Превращение Московского княжества в Российское государство в XV – XVI вв. сопровождалось усложнением административных задач, поскольку отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица по приказу князя, превратились в сложные и постоянные присутственные места – избы или приказы.

Точное время создания приказов не определено. Наиболее вероятно, что первые приказы появились в конце ХV века. Их создание было обосновано поручением или приказом какому-либо лицу и группе лиц определенной функции государственного управления. Уже Судебник 1550 года содержит статью, регулирующую порядок обращения с жалобой : … «послать жалобщика (челобитчика) к тому, кому эти дела приказано ведать».

Приказная система сыграла в формировании русской государственности не менее значимую роль, чем последовавшие за ней коллегии петровской эпохи.

В устройстве приказов не наблюдалось единообразия ни по составу служилых лиц, ни по функциям. Одни были укомплектованы большим числом служилых людей, другие сравнительно небольшим количеством членов. Это обстоятельство имеет под собой достаточно простое основание: на одни приказы были возложены многочисленные обязанности (Посольский и Поместный приказ), другие – сытенный, кормовой, хлебный входили в состав Приказа большого Дворца, так называемый

В одних заседали бояре, думные судьи, окольничие, думные дворяне и дьяки, в других окольничие, дворяне и дьяки, в третьих только дьяки и подьячие. Первые лица приказов назначались в зависимости от степени доверия царя, и один человек мог руководить несколькими приказами. Название приказа не всегда соответствовало направлениям его деятельности, например, Посольский приказ кроме дипломатической миссии выполнял функцию управления городами, на Поместный приказ кроме решения земельных вопросов была также возложена функция продовольственного снабжения войска.

Множество приказов занималось решением судебных дел, такие приказы формировались по территориальному принципу. Спорными делами по разделу земельных наделов между помещиками и вотчинниками занимался Поместный приказ, уголовными – Разбойный, возникший в царствование Ивана Грозного.

C середины XVI в. приказы становятся постоянно действующими центральными учреждениями. Каждый из них наделяется определенным кругом управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями, штатом служилых людей и определенной системой делопроизводства.

К концу XVII века дьяки и подьячие образовали особую категорию служилых людей, занятых «приказной работой». С этого времени именно они обслуживали аппарат управления страной. Данный вид деятельности стал настолько востребованным, что при Поместном и Посольском приказах даже были организованы своеобразные школы по подготовке подьячих. Высокий профессионализм стал основным принципом допуска подьячих к приказной работе.

Структурными подразделениями приказов были столы, специализировавшиеся как по отраслевому, так и по территориальному принципу, делившиеся в свою очередь на повытья.

Делопроизводство в рассматриваемый период регулировалось Соборным уложением, принятым в 1649 году. В уложении собрана большая часть законодательных актов XVII века, связанных с государственной деятельностью и управлением Боярской думой и приказами. Можно выделить следующие причины сведения разрозненного законодательного материала в один государственный акт: неполнота и противоречивость статей Судебника 1550 года, необходимость пересмотра устаревших правовых норм, большое количество указных книг по челобитным, относящимся к компетенции того или иного приказа, наличие самостоятельных правовых актов, таких как «Уставная книга Разбойного приказа».

При исполнении своих  обязанностей дьяк обещал не брать взяток («посулов и поминков ни у кого ни от чего не имать») и не разглашать государственных тайн. Подьячие в своих присягах давали обязательства «будучи у его государева дела, всякие дела делати вправду и тайных всяких государевых дел и вестей никому не сказывати»; в финансовой области – «государевой казны всякие деньги не красть»; в судебно-административной деятельности –«челобитчиков не волочить, отделывать их вскоре»; при работе с документами – не подделывать их и не составлять с пристрастием 3.

Если проводить параллели с современностью, присяги дьяков и подьячих  можно рассматривать как прообраз должностных инструкций работников службы документационного обеспечения управления. В них так же изложены функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения лиц, связанных с делопроизводством.

Основная тяжесть делопроизводственной работы лежала на подьячих. Источники позволяют воссоздать последовательный цикл всех этапов рассмотрения документов с момента их получения до завершения дела.

Текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15—17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Место склеивания листов называли «сстав».

Столбцы использовались и для формирования документов в дела, что позволяет охаратеризовать технику делопроизводства учреждений XVI-XVII веков как «столбцовую». В начале столбца помещали инициативный документ (челобитную, память и др.), за которым подклеивали другие документы, возникавшие в ходе рассмотрения данного дела (расспросные речи, сказки, выписки и др.). Эта система формирования дел сохранилась до нынешнего времени. В то же время сохранились столбцы, представляющие собой конгломераты документов, подклеенных без какой- либо системы по мере их накопления.

В рассматриваемый период еще отсутствовали возможности для обеспечения специальных условий хранения документов, поэтому до нас дошла лишь небольшая часть реально существовавших приказных дел. Документы хранились свернутыми в рулон в ларях, или сундуках, внутри которых размещались в «ящиках», «коробьях», «мешочках». Только для особо важных документов, таких как, например, Соборное уложение, изготавливались специальные футляры.

Столбцовая техника ведения делопроизводства имела ряд серьезных недостатков. Длинные столбцы неудобно было разворачивать и сворачивать при поиске нужного документа, их невозможно было подвергать настоящей описи и сложно хранить в большом количестве. «При желании любой столбец можно было скрыть, – считал советский историк-словист, источниковед М.Н. Тихомиров. – Отсюда приказная неразбериха, приказная волокита и мошенничество, которые постоянно существовали». При неоднократном раскатывании бумага истиралась, отдельные части отклеивались. Существовала и проблема экономии, поскольку написание текста только с одной стороны листа приводило к излишнему расходу бумаги.

Перечисленные проблемы побудили власти официально отменить столбцовую форму делопроизводства в центральных государственных учреждениях в 1700 г. С XV в. наряду со столбцами в приказах начали применять книги и тетради, где текст писали уже на обеих сторонах листа. Собранные вместе тетради переплетали по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись документы многократного использования – справочные материалы, списки, финансовые, регистрационные записи и т. п. Известно более трехсот разновидностей такого рода книг.

Документирование управленческой деятельности государственных учреждений XVI – XVII вв. осуществлялось в конкретных видах и разновидностях документов. От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской думы. Между собой приказы сообщались памятями и направляли их подчиненным.  Это напоминание о том, что следует сделать, со ссылкой на царский указ.

Специалисты различают до полутора десятков разновидностей памятей. Термином «память» постепенно стали обозначать и документы внутри учрежденческой переписки: наказная память («наказ») – письменная инструкция должностному лицу по выполнению дела; доездная (доезжая) память («доезд») – отчет должностного лица о выполнения поручения. К доезжей памяти прилагались записи собранных сведений, показаний свидетелей – «сказки», «речи», «росписи» и т.п.

Основная особенность формуляра памяти ее строго традиционное начало – указание точной даты: «Лета …(такого-то) месяца…(такого-то) в … (такой-то) день. По государеву цареву и великого князя ….всеа Русии указу память (тому-то или тем-то)».

Из местных учреждений в приказы посылали отписки.

Отписки писались на имя государя и начинались словами обращения к государю («Государю царю и великому князю») от таких-то лиц (или лица) с наименованием их. Поскольку в отписке зачастую содержалась информация разного рода, порядок расположения материала мог быть произвольным. Зачастую они начинались с краткого изложения содержания ранее полученного распоряжения («ведал ты, государь …») и далее сообщалось (уже с подробностями) об определенном событии. Кончались отписки нередко словами:

Отписки обычно не датировались.

Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные.

Челобитные, как правило, подавались частными лицами или корпорациями (посадской общиной, крестьянами какой-либо волости).

В зависимости от содержания среди челобитных выделяют до десятка разновидностей.

Начальный протокол отписки и челобитной по сути совпадал. Однако формулы при этом использовались разные. В челобитной – это «Царю государю и великому князю».

Установить реального адресата отписки и особенно челобитной нелегко.

Завершалась челобитная строго традиционно:

Челобитные также не имели даты.

Помимо документов общего документирования, выделяют системы специального документирования. К ним, в частности, относят судебно-следственные материалы, материалы военно-административные, хозяйственно-финансовые материалы, дипломатическую документацию.

Большое значение период XVI-XVII в. имеет для формирования делового письма, что связано с возникновением московского приказного языка. Этот язык использовался как для составления государственных и юридических актов, договоров, так и для обмена корреспонденцией со стороны царей, князей и всей московской интеллигенции.

Названные «грамотками» личные письма в отличие от других видов документов имели эмоциально- личностную окраску. Повествование в «грамотках» велось в форме личной беседы, где авторы сообщали о своих семейных заботах, происшествиях, отдавали распоряжения или обращались с просьбами, делились советами по ведению хозяйства и т.д.

Ярким примером такого документа является следующий отрывок частного письма:

Как видно из приведенного образца, документ этого периода представлял собой сплошной текст, в котором реквизиты почти не выделялись. Хотя в некоторых видах документов прослеживается устоявшаяся последовательность в их расположении.

Таким образом, вид официального документа XVI—XVII вв. можно определить, лишь прочитав его текст и выявив расположение реквизитов, а так же наличие устойчивых словесных формулировок. Так, грамоты зачастую начинались с обозначения автора — царского титула, затем следовал адресат — один или несколько, дата ставилась после  текста — «Писана на Москве в 7168 году».

Наличие определенных правил составления и оформления документов, придававших им стандартную форму, привело к появлению «образцовых» книг,  содержащих формуляры – образцы некоторых видов документов.

В приказной период можно говорить о возникновении конфиденциального делопроизводства. Централизация Российского государства способствовала развитию взаимоотношений с иностранными державами, среди которых были как союзники, так и соперники. В связи с этим стали разрабатываться различные виды тайнописи. В России XVI в. вопросами шифровки писем занималось «цифирное отделение» Посольского приказа. В то время наиболее востребованной являлась такая система шифрования информации, как тахиграфия. При таком виде тайнописи слово либо писалось не полностью – использовалась лишь часть букв, или, наоборот, написание дополнялось каким-либо значком. Достаточно часто зашифрованное послание писалось вверх ногами или справа налево.

Тахиграфия так же нередко совмещалась в письмах с литореей, при которой согласная буква заменялась на противоположную (б − щ, в − ш), при этом гласные не изменялись. Такие простые шифры, применявшиеся дьяками Посольского приказа за границами Руси, были названы «тарабарской грамотой».

В делопроизводстве приказов возникли традиции хранения документов, появилось их описание и учет, начали составляться описи документов. Значительныйинтерес представляет «Опись царского архива», из которой можно узнать о том, какие виды документов составлялись в указанный период времени, как они были оформлены (тексты, чертежи, карты). Придание официального статуса документу осуществлялось путем наложения государственной печати. Например, подьячим Поместного приказа запрещалось выезжать на места для разрешения земельных споров по наказным памятям, если они были без печатей, даже при наличии подписи дьяка. В этот период применялись две государственные печати – большая и малая. Осуществляло регистрацию и приложение государственной печати ко всем документам, выдаваемым в Москве приказами, высшее нотариальное учреждение России – Печатный приказ.

Помимо дьяков и подьячих, работавших в приказах, существовали так называемые «площадные подьячие», которые за оговоренную плату составляли челобитные и другие документы от частных лиц в государственные учреждения. Их деятельность, равно как и деятельность приказных дьяков, регулировалась Соборным уложением 1649 г.

В целом, делопроизводство в рассматриваемый исторический период основывалось все же не на нормах закона, а на традициях и обычаях, передаваемых из поколения в поколение в устной форме приказными служилыми людьми.

Тем не менее, именно в приказах сложились определенная последовательность прохождения документов, порядок их оформления и работы с ними на этапах поступления, исполнения, удостоверения и отправки. В 1550 г. был издан Судебник, представлявший собой акт кодификации правовых отношений; в 1649 г. Земским собором утверждается Соборное уложение.

Видный русский историк В.О. Ключевский писал: “В приказах не спорили и рассуждали, а распоряжались и писали, всего больше писали. Люди, которые составляли дошедшие до нас канцелярские документы, знали дела, умели устанавливать порядок и формы делопроизводства, дорожили раз и навсегда установленной формой”.